Nhãn hiệu hàng hoá được đăng ký thông qua hệ thống này được gọi là nhãn hiệu cộng đồng hay còn gọi là CTM. CTM là các chữ cái đầu của tên tiếng Anh “Community Trade Mark”. Khi đăng ký nhãn hiệu hàng hoá qua hệ thống đăng ký CTM, chủ sở hữu nhãn hiệu chỉ phải nộp một đơn duy nhất cho một cơ quan đăng ký được thành lập riêng, độc lập với hệ thống đăng ký quốc gia của mỗi nước thành viên. Để được đăng ký CTM, nhãn hiệu phải được cả 25 nước trong cộng đồng đồng ý. Sau khi được đăng ký tại cơ quan đăng ký này, nhãn hiệu đó sẽ có hiệu lực ở tất cả các nước thành viên EU. Ngược lại, nếu nhãn hiệu bị huỷ bỏ hay mất hiệu lực ở một nước thành viên thì đương nhiên bị mất hiệu lực trong cả cộng đồng.
Trong quá trình đăng ký, chỉ cần một trong các nước EU từ chối bảo hộ thì việc đăng ký nhãn hiệu thông qua hệ thống đăng ký CTM coi như không thành công. Lúc này, nếu chủ sở hữu vẫn muốn đăng ký nhãn hiệu vào những nước thành viên khác không từ chối bảo hộ nhãn hiệu thì có thể chuyển đơn đăng ký CTM thành nhiều đơn đăng ký quốc gia vào từng nước này, và vẫn được bảo lưu ngày nộp đơn của đơn CTM trong các đơn quốc gia đó.
Vì hệ thống đăng ký CTM là độc lập và không có ảnh hưởng đối với hệ thống đăng ký quốc gia của mỗi nước thành viên cộng đồng, nên chủ sở hữu nhãn hiệu hoàn toàn tự do nộp đơn đăng ký nhãn hiệu CTM, hoặc nộp đơn quốc gia, hoặc cả hai. Điều này có nghĩa là nhãn hiệu CTM và nhãn hiệu đăng ký quốc gia đều có thể song song tồn tại.
* Cơ quan nhận đơn đăng ký CTM
Đơn đăng ký CTM được nộp cho cơ quan đăng ký có tên là “The Office for Harmonization in the Internal Market” viết tắt là OHIM có trụ sở đóng tại Tây Ban Nha. Văn phòng OHIM chính thức hoạt động từ 1/4/1996.
* Chủ thể nộp đơn CTM:
•Cá nhân, pháp nhân thuộc các nước thành viên Cộng đồng Châu Âu; thuộc các nước thành viên Công ước Paris, hay Hiệp định TRIPs;
Việt Nam là thành viên của Công ước Paris. Vì vậy các cá nhân, pháp nhân Việt nam nếu có nhu cầu đều có thể nộp đơn đăng ký CTM tại OHIM.
*Loại nhãn hiệu được đăng ký
Nhãn hiệu hàng hoá, nhãn hiệu dịch vụ, nhãn hiệu tập thể và nhãn hiệu chứng nhận
* Ngôn ngữ của đơn
Đơn đăng ký nhãn hiệu CTM có thể được làm bằng một trong 11 ngôn ngữ chính thức của Cộng đồng. Người nộp đơn phải tuyên bố chọn một trong 5 ngôn ngữ: Tây Ban Nha, Đức, Anh, Pháp và Ý (đây là 5 ngôn ngữ chính thức được sử dụng ở OHIM)
* Thủ tục nộp đơn
Tài liệu và thông tin cần cung cấp:
-Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có), và quốc tịch của Người nộp đơn;
– Giấy uỷ quyền của Người nộp đơn;
– 5 mẫu nhãn hiệu cần đăng ký;
– Danh mục hàng hoá, dịch vụ mang nhãn hiệu;
– Phân loại quốc tế hàng hoá, dịch vụ (nếu biết).
* Xét nghiệm đơn
Đơn sau khi nộp tại OHIM sẽ được cơ quan này xét nghiệm về hình thức. Nếu đơn có đủ các thông tin và tài liệu nêu trên, ngày nộp đơn được ghi nhận. Sau đó đơn được chuyển sang xét nghiệm nội dung.
Trong giai đoạn xét nghiệm nội dung, nhãn hiệu trong đơn chỉ được xét nghiệm trên cơ sở tuyệt đối (absolute grounds) tức là đánh giá về khả năng phân biệt của nhãn hiệu, ví dụ nhãn hiệu có thuộc các dấu hiệu loại trừ theo quy định của pháp luật hay không; có trái với trật tự công cộng và đạo đức xã hội hay không; nhãn hiệu có phải là một thuật ngữ chung theo các ngôn ngữ của cộng đồng cho hàng hoá và dịch vụ hay không; nhãn hiệu có gây nhầm lẫn cho công chúng về bản chất, nguồn gốc đia lý của hàng hoá và dịch vụ mang nhãn hiệu hay không.
Lưu ý: Trong giai đoạn xét nghiệm nội dung và trước khi công bố đơn trên công báo CTM của OHIM, OHIM không tự động xét nghiệm nhãn hiệu trên cơ sở tương đối (relative grounds), tức là không xem xét xem nhãn hiệu có trùng lặp hoặc tương tự gây nhầm lẫn với các nhãn hiệu đã được đăng ký trước hoặc đơn nộp trước hay không. Việc xét nghiệm này chỉ được thực hiện trên cơ sở yêu cầu của bên thứ ba khi thực hiện thủ tục phản đối đơn, hoặc thủ tục huỷ bỏ sau khi nhãn hiệu đã được đăng ký.
Nếu nhãn hiệu hoàn toàn có khả năng phân biệt và có thể được sử dụng như một nhãn hiệu hàng hoá, thì đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được công bố trên Công báo CTM bằng các ngôn ngữ chính thức của Cộng đồng châu Âu để các bên thứ ba có quyền lợi và lợi ích liên quan có thể phản đối.
*Phản đối đơn
Sau khi đơn được công bố trên công báo CTM, các bên thứ ba có quyền lợi và lợi ích liên quan nếu có căn cứ rằng việc đăng ký nhãn hiệu trong đơn sẽ gây thiệt hại đến quyền và lợi ích của mình có thể tiến hành thủ tục phản đối đơn trong vòng 3 tháng kể từ ngày công bố đơn. Các lý do phản đối bao gồm, nhưng không giới hạn ở các lý do chính sau:
•Nhãn hiệu trong đơn trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với CTM đã được đăng ký trước hoặc nộp trước;
•Nhãn hiệu trong đơn trùng lặp hoặc tương tự với nhãn hiệu trong đơn quốc gia hoặc đã được đăng ký quốc gia hoặc nộp đơn quốc gia trước, hoặc nhãn hiệu đăng ký quốc tế đang có hiệu lực ở nước thành viên Cộng đồng châu Âu;
•Nhãn hiệu trong đơn trùng lặp hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu nổi tiếng theo quy định của Công ước Paris;
Nếu không có bên thứ ba nào phản đối đơn trong thời hạn cho phép, OHIM sẽ đăng ký nhãn hiệu
* Thời hạn bảo hộ và gia hạn hiệu lực
Nhãn hiệu CTM sau khi được đăng ký sẽ có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn, và có thể được gia hạn nhiều lần liên tục, mỗi lần 10 năm, và chủ sở hữu phải nộp lệ phí gia hạn. Khi gia hạn, chủ sở hữu không phải nộp bằng chứng sử dụng nhãn hiệu.
* Chuyển nhượng và chuyển giao Li-xăng
Việc chuyển nhượng hoặc chuyển giao quyền sử dụng một CTM chỉ được cho phép khi việc chuyển nhượng hay chuyển giao đó là trong phạm vi cả cộng đồng, chứ không chỉ đơn lẻ trong một nước thành viên nào. Tuy nhiên, hợp đồng li-xăng được phép giới hạn một hay một số nước thành viên cụ thể.
